# Xero oder QuickBooks verbinden

> Buche die Verkäufe, Erstattungen und Zahlungsgebühren deines Shops jeden Tag in Xero oder QuickBooks Online, über ein Verrechnungskonto pro Zahlungsanbieter, damit jede Auszahlung zu deiner Bank passt. So verbindest du, ordnest Konten und Steuern zu, wählst zwischen Tageszusammenfassung und einem Beleg pro Bestellung und was zu tun ist, wenn ein Tag dich braucht.

Hilfecenter / Integrationen - Aktualisiert am 19. Oktober 2026

Shoprocket bucht deine Verkäufe für dich in deine Buchhaltungssoftware. Einmal am Tag, nachdem der Tag in der Zeitzone deines Shops abgeschlossen ist, sendet es die Verkäufe, Erstattungen und Zahlungsgebühren dieses Tages an **Xero** oder **QuickBooks Online**, bereits auf die richtigen Konten aufgeteilt und bereit zum Abgleich mit deiner Bank.

Es sendet nur. Nichts in deiner Buchhaltung verändert deinen Shop: Es kommen keine Produkte, Bestände oder Kunden zurück.

Beide Apps funktionieren gleich. Wo sie sich unterscheiden, steht es in diesem Artikel.

## Verbinden

1. Gehe zu **Apps** und füge **Xero** oder **QuickBooks** hinzu. Beide sind in jedem Tarif enthalten.
2. Öffne die zugehörige Seite: **Einstellungen > Xero** oder **Einstellungen > QuickBooks**.
3. Klicke auf **Xero verbinden** (oder **QuickBooks verbinden**), melde dich an und wähle die Organisation (Xero) oder das Unternehmen (QuickBooks), in das die Verkäufe deines Shops gehören.

![Einstellungen > QuickBooks vor dem Verbinden: eine Schaltfläche QuickBooks verbinden, daneben was das Verbinden bewirkt](https://v3.shoprocket.io/img/help/connect-xero-or-quickbooks/connect.webp)

Du kehrst zur selben Seite zurück, mit dem Namen deiner Organisation oder deines Unternehmens oben. Es wird noch nichts gebucht: Prüfe zuerst die Konten unten, wähle, ab wann synchronisiert wird, und klicke auf **Speichern und Synchronisierung starten**.

Du kannst beide gleichzeitig verbinden, zum Beispiel während dein Steuerberater deine Buchhaltung von einem zum anderen umzieht. Jedes bucht für sich.

## Wähle, wie Verkäufe erscheinen

Die **Tageszusammenfassung** (Standard) sendet pro Zahlungsanbieter und Währung einen Beleg pro Tag. Seine Zeilen teilen die Tageseinnahmen auf in Verkäufe pro Steuersatz, unversteuerte Verkäufe, Versand, Rabatte, verkaufte Geschenkgutscheine und eingelöste Geschenkgutscheine. So bleibt deine Buchhaltung bei jedem Volumen übersichtlich, und die meisten E-Commerce-Buchhalter bevorzugen es.

**Einer pro Bestellung** sendet jede bezahlte Bestellung als eigenen Beleg, auf den Kunden ausgestellt (gefunden über die E-Mail-Adresse, damit ein Stammkunde ein Kontakt bleibt) mit einer Zeile pro Produkt, und jede Erstattung als eigenen Erstattungsbeleg. Das passt für Shops unter ein paar hundert Bestellungen am Tag. Zahlungsgebühren werden trotzdem als ein Beleg pro Tag und Anbieter gebucht, weil der Anbieter sie so berechnet.

So heißt jeder Beleg in deiner Buchhaltung:

| | Xero | QuickBooks Online |
|---|---|---|
| Die Verkäufe eines Tages (oder einer Bestellung) | Rechnung, vollständig auf das Verrechnungskonto bezahlt | Verkaufsbeleg, auf das Verrechnungskonto eingezahlt |
| Erstattungen | Gutschrift, vom Verrechnungskonto erstattet | Erstattungsbeleg, vom Verrechnungskonto bezahlt |
| Stripe- und PayPal-Gebühren | Eingangsrechnung von „Stripe fees“ oder „PayPal fees“, vom Verrechnungskonto bezahlt | Ausgabe an den Lieferanten „Stripe fees“ oder „PayPal fees“, vom Verrechnungskonto bezahlt |

Wenn du den Modus später änderst, gilt das ab dem nächsten abgeschlossenen Tag. Bereits gesendete Tage bleiben, wie sie sind.

## Konten zuordnen

Die Karte **Konten** wird für dich ausgefüllt, indem Namen in deinem Kontenplan abgeglichen werden. Prüfe jedes Konto und ändere, was nicht passt:

- **Verkäufe**: Erlöse aus Produkten.
- **Versand**: Versandkosten, die du berechnet hast. Lass es auf Verkäufe stehen, wenn du sie nicht trennst.
- **Rabatte**: Rabattcodes und Angebote, als negative Zeile gebucht.
- **Geschenkgutscheine**: ein Verbindlichkeitskonto. Ein verkaufter Geschenkgutschein ist Geld, das du dem Käufer in Waren schuldest, bis er eingelöst wird, also nie Umsatz. Die Einlösung bucht ihn aus dieser Verbindlichkeit aus.
- **Zahlungsgebühren**: ein Aufwandskonto für das, was Stripe und PayPal einbehalten.

![Der QuickBooks-Einrichtungsbildschirm: Konten, die nach Namen aus dem Kontenplan gewählt wurden, der Hinweis zur US-Umsatzsteuer und ein Shoprocket-Verrechnungskonto für jeden Zahlungsanbieter](https://v3.shoprocket.io/img/help/connect-xero-or-quickbooks/setup.webp)

In QuickBooks braucht jede Verkaufszeile ein Produkt oder eine Dienstleistung. Deshalb legt Shoprocket Dienstleistungsartikel namens **Shoprocket sales**, **Shoprocket shipping**, **Shoprocket discounts** und **Shoprocket gift cards** an, die jeweils auf das gewählte Konto zeigen. Lass sie, wie sie sind; wenn du hier ein Konto änderst, folgt der Artikel.

## Steuern zuordnen

Die Steuer wird genau so gebucht, wie sie dem Käufer berechnet wurde, nie von deiner Buchhaltungssoftware neu berechnet.

- **Xero und QuickBooks außerhalb der USA**: Die Karte **Steuersätze** listet jeden Steuersatz auf, den deine Bestellungen verwendet haben, nach Satz zugeordnet zu einem deiner Xero-Steuersätze oder QuickBooks-Steuercodes. Wähle einen für jeden leeren und einen für **Keine Steuer** (Versand, Rabatte, unversteuerte Verkäufe, Geschenkgutscheine). Mehrere Sätze im US-Stil auf demselben Warenkorb (ein Staatssatz plus ein Stadtsatz) erscheinen als ein kombinierter Satz.
- **QuickBooks in den USA**: QuickBooks berechnet die US-Umsatzsteuer selbst (automated sales tax), also gibt es nichts zuzuordnen. Besteuerte Zeilen werden als steuerpflichtig markiert und die berechnete Steuer wird als Summe gesendet. Die Umsatzsteuer muss in QuickBooks unter **Steuern** eingerichtet sein, sonst wartet ein besteuerter Tag, bis das erledigt ist.

Ein Tag mit einem Steuersatz ohne Zuordnung wartet und nennt den Satz. Er wird nie mit einem geratenen Satz gebucht.

## Verrechnungskonten und Bankabgleich

Jeder Zahlungsanbieter bekommt sein eigenes **Verrechnungskonto**: ein Zwischenkonto, auf das die Verkäufe des Anbieters eingezahlt werden, von dem Erstattungen und Gebühren bezahlt werden und von dem die Auszahlung des Anbieters ausgeht.

Klicke neben einem Anbieter auf **Shoprocket-Verrechnungskonto erstellen**, und Shoprocket legt eines für dich an („Shoprocket Stripe clearing“ und so weiter). In Xero ist es ein Umlaufvermögen-Konto, das Zahlungen akzeptiert; in QuickBooks ist es ein Bankkonto. Zweimal klicken verwendet das erste weiter. Du kannst auch ein bestehendes Konto wählen.

Wenn der Anbieter an deine Bank auszahlt, gleiche die Bankeinzahlung als **Umbuchung von diesem Verrechnungskonto** ab, nicht als Verkauf. Die Verkäufe sind schon in deiner Buchhaltung; die Auszahlung bewegt nur das Geld zur Bank. Wenn alles verbucht ist, steht das Verrechnungskonto nach jeder Auszahlung wieder auf null.

### Gebühren nach Anbieter

- **Stripe und PayPal** melden ihre Gebühr bei jeder Zahlung, also werden die Gebühren des Tages als eine Eingangsrechnung (Xero) oder Ausgabe (QuickBooks) vom Verrechnungskonto gebucht. Die Auszahlung stimmt dann genau.
- **Mollie und Authorize.net** melden keine Gebühr pro Zahlung, deshalb werden ihre Verkäufe **brutto** gebucht und es wird kein Gebührenbeleg gesendet. Buche ihre Gebühr beim Abgleich, aus der monatlichen Gebührenrechnung oder der Differenz bei der Auszahlung, so wie bisher.
- **Manuelle Zahlungen** (Überweisung, Nachnahme) haben keine Gebühr.

## Schalte andere Verkaufs-Feeds ab

Der häufigste Buchhaltungsfehler ist, dass jeder Verkauf doppelt ankommt: einmal von Shoprocket und einmal von der eigenen App oder dem Bank-Feed von Stripe oder PayPal. Wenn dieser Feed auch Verkäufe importiert, schalte seinen Verkaufsimport ab und nutze ihn nur für Auszahlungen.

Bevor deine Buchhaltung startet, sucht Shoprocket in deinem Xero oder QuickBooks nach einem Stripe- oder PayPal-Bankkonto. Findet es eines, nennt es dieses und bittet dich, **Dieser Feed importiert keine Verkäufe** anzuhaken, und die Synchronisierung kann erst starten, wenn du es getan hast. Ein Feed, der nur Auszahlungen und Gebühren holt, ist in Ordnung. Prüfe es auch dann, wenn nichts gefunden wird: Manche Apps legen kein Konto an, das wir sehen können.

## Ab wann synchronisiert wird

Wähle **Ab heute**, **Die letzten 30 Tage** oder **Die letzten 90 Tage**. Hier beginnt deine Buchhaltung in Xero oder QuickBooks, und es steht fest, sobald der erste Tag eingereiht ist. Jeder Tag wird danach etwa innerhalb einer Stunde nach seinem Abschluss in der Zeitzone deines Shops gebucht. Eine Nachbuchung über 90 Tage braucht ein paar Stunden, bis sie aufgeholt ist.

Wenn deine Organisation oder dein Unternehmen keine Währung hat, in der dein Shop verkauft, warnt dich die Seite vor dem Start. Füge sie zuerst hinzu (Xero: Einstellungen > Währungen, in einem Tarif mit Mehrwährung; QuickBooks: Mehrwährung unter Einstellungen > Konto und Einstellungen > Erweitert einschalten), sonst werden diese Tage nicht gebucht.

## Synchronisierungsverlauf, blockierte Tage und Erneut versuchen

Der **Synchronisierungsverlauf** listet jeden gesendeten Beleg, den neuesten zuerst, mit einem Link **In Xero ansehen** oder **In QuickBooks ansehen**, sobald er gebucht ist. Die Seite jeder Bestellung zeigt auch, wohin diese Bestellung ging: ihr eigener Beleg oder die Tageszusammenfassung, von der sie eine Zeile ist.

![Synchronisierungsverlauf: der neueste Tag ist mit Braucht dich markiert, weil er vor dem Abschlussdatum von QuickBooks liegt, mit einer Schaltfläche Erneut versuchen, und die Tage davor sind gebucht](https://v3.shoprocket.io/img/help/connect-xero-or-quickbooks/sync-history.webp)

Ein Beleg, der nicht gebucht werden konnte, zeigt **Braucht dich** in Rot, nennt den Grund, und die App trägt einen roten Punkt auf der Apps-Seite. Nichts danach wird aufgehalten; nur dieser Beleg wartet. Die üblichen Gründe:

- **Ein Steuersatz, ein Konto oder ein Verrechnungskonto ist nicht gewählt**, oder ein Konto wurde archiviert. Wähle eines und speichere: Alles, was darauf gewartet hat, geht beim nächsten Lauf erneut raus.
- **Der Tag liegt in einem gesperrten Zeitraum**: dem Sperrdatum von Xero oder dem Abschlussdatum von QuickBooks. Verschiebe das Datum und klicke dann auf **Erneut versuchen**.
- **Eine Währung fehlt** in deiner Organisation oder deinem Unternehmen. Füge sie hinzu und klicke dann auf **Erneut versuchen**.
- **Die Buchhaltungssoftware hat den Beleg aus einem anderen Grund abgelehnt**. Ihre eigenen Worte werden angezeigt; behebe, was sie sagt, und klicke dann auf **Erneut versuchen**.

**Erneut versuchen** stellt jeden wartenden oder fehlgeschlagenen Beleg wieder in die Warteschlange, und der nächste Lauf bucht ihn. Ein erneuter Versuch erzeugt nie ein Duplikat: Jeder Beleg wird mit einer eigenen ID gesendet, ein bereits angekommener wird also erkannt und nicht noch einmal angelegt.

Wenn Xero oder QuickBooks nicht erreichbar ist, versucht Shoprocket es selbst erneut (nach 5 Minuten, dann 30, dann nach ein paar Stunden) und zeigt erst nach etwa zwei Tagen Versuchen **Fehlgeschlagen**. Wenn die Verbindung nicht mehr akzeptiert wird (du hast die App auf deren Seite entfernt oder sie ist abgelaufen), steht auf der Seite **Neu verbinden**: Wenn du dieselbe Organisation oder dasselbe Unternehmen erneut verbindest, geht es dort weiter, wo es aufgehört hat.

## Trennen

Klicke auf der Seite der App auf **Trennen**. Die Synchronisierung stoppt und Shoprocket vergisst die Anmeldung. Alles, was schon gebucht wurde, bleibt in deiner Buchhaltung, und deine Zuordnung bleibt erhalten, falls du wieder verbindest.

## Verwandt

- [Dein Stripe-Konto verbinden](https://v3.shoprocket.io/de/hilfe/stripe-verbinden.md)
- [E-Rechnungen für Geschäftskunden](https://v3.shoprocket.io/de/hilfe/e-rechnungen-fuer-geschaeftskunden.md)

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